Электронные документы: создание и преобразование с участием нотариуса

В современном мире многие сталкиваются с проблемами хранения и передачи важных документов. В решении подобных задач Вам всегда поможет нотариус.

Как это работает?

Сегодня у граждан есть возможность создавать электронные копии документов в любой нотариальной конторе на территории России и использовать их наравне с бумажными вариантами.

Это действие называется «удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе». Оно позволяет быстро и удобно создавать электронные версии документов, которые можно хранить в электронном виде или распечатывать при необходимости. Таким образом, благодаря этому вы сможете всегда иметь доступ к своим документам, быстро передавать их другим людям и хранить в удобном формате.

Технически указанная процедура заключается в следующем.

Нотариус получает документ от гражданина, затем сканирует его, создавая электронную версию документа в виде чёрно-белого изображения. Этот электронный образ максимально точно соответствует оригиналу, включая все особенности документа, такие как расположение запятых и неровные края.

Далее к электронному образу добавляется специальная надпись, которая подтверждает подлинность документа. В этой надписи нотариус указывает дату и номер регистрации документа. Эта информация также доступна для просмотра.

Завершающим этапом является подписание документа с помощью усиленной квалифицированной подписи нотариуса.

В итоге вам оказывается доступен полноценный документ, который согласно статье 6 Федерального закона «Об электронной подписи» и статье 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате соответствует бумажному экземпляру. При этом электронный документ можно легко копировать и отправлять в нужные организации.

Свойства электронного документа

Преимущества этой технологии сложно переоценить.

Она позволяет значительно сократить расстояния между населёнными пунктами, ускорить и упростить гражданский оборот, а также повысить безопасность передачи данных.

Например, если вам нужно быстро отправить доверенность своему представителю, находящемуся в другом регионе, вы можете обратиться к ближайшему нотариусу. Он создаст электронный документ, который вы сможете отправить в другой регион через интернет или с помощью технических средств, предоставленных нотариусом. Это гораздо удобнее, чем традиционные способы отправки документов.

Кроме того, электронный документ может быть сохранён в общедоступной базе, и тогда у любого желающего будет возможность проверить его наличие и подлинность. Разместить бумажный документ таким образом гораздо сложнее.

Наконец, можно хранить документы в «облаке» или на других носителях, таких как CD-диски или флеш-накопители. Это позволяет быстро получить доступ к нужным документам и представлять их по мере необходимости.

Насколько защищены электронные документы?

Конечно, может закрасться сомнение – а так ли надежен электронный файл? Возможна ли его подделка? На этот счет не стоит волноваться. В современном мире эта проблема также решена.

Дело в том, что в отличие от бумажного аналога электронный документ гораздо сложнее изменить. Как уже упоминалось, такой документ состоит из двух частей. Одна из них содержит электронный образ документа или просто текст, доступный для чтения. А вторая часть представляет собой специальный файл подписи (усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи), которая обеспечивает неизменность информации.

В результате, при любом изменении документа (электронного образа) подпись становится недействительной, так как нарушается её математическая корректность. А открытость подписи нотариуса означает, что любой человек может проверить её действительность. Для этого не нужно быть специалистом в области шифрования или обладать специальными навыками: достаточно проверить документ на определённых сайтах в интернете или с помощью простых доступных программ. Например, подтвердить верность файла можно на сайте электронного правительства по адресу: www.gosuslugi.ru/pgu/eds.

Не доверяете интернету? Установите программу КриптоАРМ или её аналог и проверяйте документ через свой компьютер или смартфон в любое время. Эти программы созданы специально для того, чтобы не обременять вас техническими знаниями.

Согласитесь, что документ на бумажном носителе проверить «на прочность» порой гораздо сложнее.

Кроме того, дубликат электронной подписи нотариуса хранится в специальной организации («удостоверяющем центре»), которая аккредитована в соответствии с Федеральным законом № 185-ФЗ от 02 июля 2013 года Минкомсвязи РФ. При любых сомнениях в подлинности документа можно передать его на экспертизу в такую организацию для сличения электронной подписи, что также гарантирует надёжность информации.

Наконец, подпись нотариуса, прилагаемая к документу, содержит в цифровой форме множество важных данных, которые защищают вас от неожиданностей при работе с документом. Перечислим лишь некоторые из них.

Во-первых, в ней могут содержаться сведения о времени подписания документа. Во-вторых, проверка подписи позволяет установить тип шифрования, использованный нотариусом при подписании. В-третьих, в файл подписи занесены данные сертификата ключа подписи нотариуса.

Сертификат представляет собой подтверждение, своего рода «гарантийное письмо», выдаваемое удостоверяющим центром и определяющее, кем является подписант, в течение какого срока он может пользоваться данной подписью, какие документы он может подписывать этой подписью.

Таким образом, в электронном документе записан в буквенно-цифровом виде огромный объём информации о времени и характере подписания документа, о нотариусе, который его подписал, и других обстоятельствах создания этого носителя информации. Это похоже на то, как «пляшущие человечки» в известном рассказе Артура Конана Дойля или изображение в рассказе «Золотой жук» Эдгара По содержали ценную информацию в зашифрованном виде.

Какие документы можно преобразовывать в электронный формат у нотариуса?

Как и в любой другой технологии, в процедуре создания с участием нотариуса электронного документа есть свои ограничения. Некоторые из них установлены законодательством, а некоторые определяются самим характером правоотношений, в которых используются те или иные документы. Так, например, нельзя по закону переводить в электронный формат сделки в простой письменной форме, то есть договоры, согласия, доверенности и иные подобные документы, если они не заверены нотариусом. Сделано это для стабильности гражданского оборота. Не получится и сделать электронную версию любого документа, удостоверяющего личность, например, паспорта. Наконец, нотариус Вам, конечно, откажет в создании электронной денежной купюры и в переводе какого-нибудь векселя или иной ценной бумаги в электронный формат, так как это противоречит существу подобных документов.

А уж если вы принесет нотариусу документ, имеющий какие-нибудь подчистки или приписки, неоговоренные исправления, некоторые иные огрехи, то он не будет принят в работу для любого вида нотариального действия.

Наконец, документ, состоящий из нескольких листов, должен быть скреплён или его целостность должна быть обеспечена другим способом, который исключает сомнения в том, что это единый документ.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу и удостоверение равнозначности электронного документа в ином формате электронному документы, представленному нотариусу

Описанное выше наглядно подтверждает, что развитие электронных технологий все больше меняет нашу жизнь. Однако прежний порядок все равно вносит свои коррективы, оставляет след. Например, владелец электронного документа может столкнуться с проблемой, когда электронный документ не принимается различными организациями в производство по причинам правового или технического характера. Например, тот, кому предназначен документ, не обладает необходимыми программными средствами или навыками работы с электронными носителями информации. Если документ предназначен для конкурса, возможно, что по условиям конкурса вся тендерная документация должна быть представлена в бумажном виде. Могут быть и иные обстоятельства.

К счастью, законодательством предусмотрена возможность изготовления документа на бумажном носителе на основе электронного документа, то есть совершение обратного действия. Данная процедура осуществляется в нотариальной форме посредством удостоверения нотариусом равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Порядок его совершения определен статьей 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Технически указанная процедура заключается в проверке нотариусом качества подписи и в последующей распечатке текста электронного документа, составлении удостоверительной надписи, проставлении нотариусом печати и подписи на бумажном носителе.

Также владельцу электронного файла доступна возможность изменения с помощью нотариуса формата документа (т.н. «расширения»). Это бывает необходимо, когда та или иная информационная система работает лишь с определенным видом документов и не распознает другие файлы. Правда, сделать такое действие можно не в нотариальных конторах, а удаленно – в Личном кабинете на портале Федеральной нотариальной палаты с использованием подтвержденной регистрации на портале Государственных услуг или подключиться к веб-сервису Единой информационной системы нотариата.

Какие электронные документы можно преобразовывать в бумажный вид у нотариуса

Важно отметить, что, если бумажный документ нотариус проверяет на предмет подчисток, приписок, иных неоговоренных исправлений и неточностей, электронный документ проходит несколько иную правовую и техническую экспертизу. При его изучении нотариус внимательно исследует данные электронной подписи лица, от которого исходит документ, с помощью специальных программных средств. В рамках указанных процедур важной составляющей является изучение самого качества подписи: если при работе с бумажным документом требуется проверить печать и подпись на предмет явных подделок, то при изучении цифровой подписи оценивается ее защищенность. Именно качество подписи документа определяет, можно ли перевести данный электронный документ у нотариуса в бумажный вид.

Дело в том, что электронные подписи бывают трех видов: простые, усиленные неквалифицированные, усиленные квалифицированные, и далеко не каждую из них нотариус может принимать в работу. Действующее законодательство определяет, что нотариус может изготовить бумажный документ на основе электронного, только если электронный документ подписан т.н. «усиленной квалифицированной электронной подписью». Документы, подписанные другими видами электронных подписей, в работу нотариусу категорически запрещено принимать. Это объясняется целым рядом особенностей такой подписи.

Во-первых, она производится с помощью криптографических средств, подтвержденных ФСБ, т.е. соответствующих стандартам качества (ГОСТ), установленных государством. Это обеспечивает выявление правок документа, произведенных после его подписания, гарантирует целостность его содержания. Во-вторых, для ее изготовления применяются специальные технические средства электронной подписи. Такой подход позволяет гарантировать защиту самой подписи. В-третьих, усиленные квалифицированные подписи (сертификаты на них) выдаются специальными удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи. Это также повышает доверие к источнику подписи. Важным плюсом является то обстоятельство, что недействительность подписи на таком документе может быть установлена исключительно в судебном порядке.

В «мире бумажных документов» аналогом электронного документа с такой усиленной квалифицированной электронной подписью является любое свидетельство, например, свидетельство о браке, свидетельство о государственной регистрации права, иные документы, исполненные на гербовой бумаге со степенью защиты категории «В» и выше. Однако в отличие от бумажных документов электронный носитель может быть всегда проверен на подлинность и для этого не требуется передавать его в специальные экспертные учреждения или в организацию, выдавшую данный электронный документ. Достаточно провести технические процедуры, указанные выше.

Отметим здесь, что данное обстоятельство объясняет, почему за совершением нотариального действия по удостоверению равнозначности бумажного документа электронному может обратиться любой гражданин, а не только лицо, выдавшие соответствующий документ (например, Росреестр, выдавший выписку в отношении недвижимости). Иными словами, любой гражданин имеет право обратиться к нотариусу с просьбой изменить формат имеющегося у него в наличии электронного документа, потребовать перевести его на более привычный носитель.

В заключение отметим, что создание электронных документов при помощи программного обеспечения нотариуса, а также переработка содержащихся в таких документах данных в бумажный вид представляют собой лишь частный случай использования информационных систем в повседневной жизни. О других вариантах работы с электронными документами будет рассказано в дополнительных материалах.

Анатолий Арбузов,

нотариус Санкт-Петербурга,

кандидат юридических наук

Фото: Depositphotos