Без прошлого нет будущего: семинар по ведению нотариальных архивов
Последний в уходящем году общий семинар Нотариальной палаты Санкт-Петербурга был посвящён теме не только весьма утилитарной, но и достаточно философской, наводящей на размышления о прошлом, будущем и настоящем: вопросы организации архивов в Нотариальной палате.
С прошлым и будущим всё понятно: когда условно завтра кому-то понадобится условно вчерашний нотариально удостоверенный документ, прямая дорога в нотариальный архив. А настоящее - это та колоссальная работа, которую придётся проделать каждому нотариусу - не только Петербурга, но всей страны -в связи с серьёзной реформой.
11 января 2023 года вступили в силу поправки в ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые вывели нотариальные архивы в отдельную категорию. И вести их - в соответствии с изменениями уже в «Основы законодательства о нотариате» - должны не нотариусы, а региональные нотариальные палаты
Справедливости ради, нужно отметить, что в Санкт-Петербурге архив Нотариальной палаты создан давно. В противном случае и посетителям, и нотариусам пришлось бы буквально протискиваться через груды документов в конторах.
Но юридически на этих полках — архивы нотариусов, которые передали их на ответственное хранение. Теперь же весь этот объём нужно постепенно передавать в полноценный архив Нотариальной палаты Санкт-Петербурга, созданный уже с учётом новых требований законодательства. А для этого, в том числе, нужно будет переоформить дела в соответствии с новой типовой номенклатурой, а это та ещё работа! Недаром на её проведение законодатель отвёл 10 лет. Следующий год будет переходным, потом работа должна пойти чем дальше, тем быстрее.
О новой организации нотариального архивного дела основным докладчиком выступила президент нотариальной палаты Петербурга Мария Терехова.
О взаимодействии нотариусов с Палатой в вопросах архивного дела рассказала юрисконсульт-методист организационно-методического отдела Палаты Дарья Белогубцева.
О том, как будут храниться документы после поступления в архив, как будет происходить выдача архивных справок, дел и о других вопросах жизни архива рассказала его заведующая Елена Шаврина.
Разумеется, параллельно все документы будут сканироваться и в электронном виде храниться в ЕИС (Единой информационной системе) нотариата. Но в этом деле чем больше страхующих, дублирующих систем, тем лучше. Ведь есть же документы вечного хранения, к которым, например относятся договоры и соглашения об отчуждении недвижимости и наследственные дела.
В общем, нет без прошлого ни будущего, ни настоящего. Потому и прикладывает нотариальное сообщество столько сил и энергии для ведения архивов.
